Sabah tədbirdi, nələri son dəfə yoxlamalıyam?

 

ilham ali yusif

Sabah, 09 avqust 2016-cı il tarixində saat 15:00-da dostumuz Murad Məmmədovun möhtəşəm “Uğurun xəritəsi” kitabının təqdimat mərasimi keçiriləcək. Bu kitab haqqında ətraflı sizə bu günlərdə video post təqdim edəcəyik. Bu dəfə fürsətdən istifadə edib tədbirə bir gün qalmış nələri etmək lazım olduqları barəsində qısaca bəzi fikirlərimizi sizinlə paylaşıram. Bu bloqda tədbirlərin idarə olunması ilə bağlı ara-sıra sizlərə məlumat verməyə çalışmışıq. Tədbirlərin təşkilini əksər hallarda şirkətlərdə elə marketinq və PR sahəsində çalışanlar həyata keçirir. Mənim hazırki işimdə əsas elementlərdən də biri elə tədbirlərin, konkret olaraq Birləşmiş Krallıqda Təhsil sərgiləri, təqdimatlarının təşkilidir. Necə deyərlər, ömrümüz-günümüz tədbir təşkil etməklə keçir.

Tədbirin böyük və ya kiçikliyindən asılı olaraq ona həngamə ilə və ya az hazırlaşmaq lazım olur. Məsələn, biz artıq iyul ayından oktyabrda keçiriləcək sərgimizə hazırlığa başlamışıq, otel seçimi, fəaliyyət və media planlarının hazırlanması və digər addımlarımızla. Bəzən hansısa tədbirə uzunmüddət hazırlaşırsan, amma son anda hansısa ciddi maneələr çıxır. Əgər tədbirə bir neçə saat qalmış bu məsələlərə ciddi fikir verməsən, bir neçə aylıq, həftəlik hazırlığının başına daş salmış olacaqsan. Ona görə də tövsiyyə edərdim ki, əgər şərti olaraq sabah tədbiriniz varsa növbəti yoxlamaları edəsiniz:

  1. Təbdirin keçirildiyi məkan – Otel, biznes mərkəzi olmasından asılı olmayaraq, məkan ilə, oradakı koordinator ilə mütləq əlaqə saxlayın. Mən 3-4 gün qabaqcadan hətta böyük və detallı bir e-mail göndərirəm ki, bax nəyi necə və nə cür istəyirik. Bu otelin işinə qarışmaq deyil. Tədbir sizindir, siz gərək otelə nəyin necə olacağını diqtə edəsiniz. Əgər sadəcə tədbir günü məlum olur ki, sizdə müqavilədə mikrofon nəzərdə tutulmayıb və ya sizin tədbirdən 2 saat qabaq həmin zalda başqa tədbir qurtaracaq, o zaman sizin üçün stressli məqamlar ortaya çıxa bilər. Bir də gördüz tədbir biraz uzandı və sizin tədbir üçün gətirilib quraşdırılmalı olan stendi də tədbirə qədər quraşdırmaqda problem çıxdı. Başqa bir məsələ qonaqların üst-geyimləri ilə bağlıdır. Tədbiriniz qış və ya payıza düşürsə çətirlər və üst geyimləri üçün tədbir keçirilən məkandan konkret yer ayırmağı tələb edin.
  2. Qonaqların siyahısı – Qonaqsız nə tədbir? Tədbirin konsepti ortaya çıxdı, elə ondan sonra əsas məsələ də qonaqları müəyyənləşdirməkdir. Marketinqin dili ilə desək hədəf qrupu və müştərilər. İndi insanlar çox tədbirə qeydiyyatdan keçir və ya dəvət alır, amma günorta vaxtı olan tədbirlərə çox az qatılırlar. Daha çox axşam tədbirlərində iştirak etməyə üstünlük verirlər. Sözümüz o deyil, əsas odur ki, tədbirin formatından asılı olaraq qonaqların qarşılanmasını effektiv təşkili sonda bir daha nəzərdə keçirilsin. Əgər gələn qonaqların hamısına bədc veriləcəksə, onların səliqə ilə soyadlara uyğun yığmaq olar. Əgər protokola görə rəsmi və ali qonaqlar varsa, zalda onların yerini qabaqcadan müəyyənləşdirmək, lazımdırsa hətta ora onların adlarını da yazıb qoya bilərsiniz. İndi texnologiyalar imkan verir ki, gələn qonaqların qeydiyyatını telefon ilə də aparmaq mümkün olsun. Qonaq sayından asılı olaraq qeydiyyat prosesini maksimum sürətli etmək lazımdır.
  3. Media – Tədbirə media dəvət etmisinizsə, tədbir günü və tədbiriniz əgər lap səhər tezdəndirsə bir gün qabaqcadan mediayaya yenidən xatırlatma edin. Press-reliziniz hazır vəziyyətdə olsun. Həm də ola bilər ki, bəzi media nümayəndələri bir qədər tez və ya bir qədər gec gələ bilər. Bu işə özünüz nəzarət edə bilməyəcəksinizsə, kiməsə bu işi həvalə edin. Həmçinin, təşkilatınızdan mediaya kim müsabihə verəcək, onu da qabaqcadan bilin. Əgər tədbirə pulsuz TV çəkilişi gətirə bilmisinizsə, bu fürsətdən gərək maksimum istifadə edəsiniz. Sadəcə müsahibə xatirinə nə gəldi danışmaq jurnalistin də xoşuna gəlməyəcək. Nə qədər maraqlı danışsaz, reportajı bir o qədər maraqlı edəcəksiniz.
  4. Komandanız və tapşırıqlarınız – Siz tədbirə əvvəldən özünüz tək hazırlaşa bilərsiniz. Amma maksimum çalışın ki, tədbirə çox az qalmış və burada konkret olaraq 1 gün qalmış komandanız ilə vacib məqamları, planları, proqramı, böhran vəziyyətlərini detallı bölüşəsiniz. Məsələn, mən sərgilərimizdən birindən 2 saat öncə Hiltona gedərkən 100 metr məsafədə Hökumət evinin arxasında 40 dəqiqə tıxacda qalmışdım. Maşından da düşüb gedə bilmirdim. Amma tədbirin təşkili üçün xüsusi olaraq bizimlə çalışan komanda üzvlərinə qabaqcadan düzgün istiqamətləndirmə verməyim imkan verdi ki, 40 dəqiqə tıxacda əsəbləşib vacib günümü neqativ enerji ilə başlamayıb. Əksinə tam da olmasa, çox arxayın idim ki, işlər komandanın nəzarətindədir.
  5. Şəxsi psixoloji hazırlığınız – Tədbirdə ola  bilsin ki, sizin təqdimatınız və ya çıxışınız var. Yaxud da, siz tədbir zamanı biznes əlaqələrinizlə görüşüb çox ciddi müzakirələr aparmalısınız. Əgər texniki problemlər, hansısa çatışmamazlıqlar sizi narahat edəcəksə, bunu sizin partnyorlar, qonaqlar hiss edəcək. Çünki heç də hamı bu cür narahatçılıqları gizlətməkdə peşəkar deyil. Yuxarıda da dediyimiz kimi maksimum öhdəlikləri tədbir günü bölüşməyi bacarmaq lazımdır. Tədbir gününə qədər nə etdiniz etdiniz. Tədbir günü əsas iş nəzarət və olan resurs və imkanlardan maksimum düzgün istifadə etməkdir.

Sonda, mən tövsiyyə edirəm ki, heç zaman işlərin çoxunu son günə saxlamayasınız. Burada yazdıqlarımız işlərinizin daha çox nəzarət və tamamlama fazasına aiddirlər. Murad da deyir ki, sabah üçün lazımi işləri artıq yekunlaşdırıb. İnanıram ki, dostumuzun tədbiri sabah çox maraqlı və uğurlu keçəcək.

Tədbiri də tədbir edən paradırmı?!

Bir müddət idi ki, klaviaturam susmuşdu. Məsələ o idi ki, British Council-də çalışdığım layihə çərçivəsində növbəti sərgimizə hazırlıq gedirdi və ötən həftə sonu bu tədbiri həyata keçirdik. Baxmayaraq ki, bu son iki ildə artıq 4-cü böyük sərgimizdir, amma yenə də tədbirin hər bir elementi üzrə böyük məsuliyyətli hazırlıq və icra tələb olunur. Ötən aylarda Tədbirə söz ola bilməz yazımda uğurlu tədbir təşkili ilə bağlı bəzi məqamları qeyd etmişdim. İndi də son tədbir zamanı da təkrarən öyrəndiyimiz bəzi vacib məsələləri sizlərlə də qısaca paylaşmaq istərdim ki, gələcəkdə həcmindən asılı olmayaraq istənilən bir tədbirin təşkilində təcrübəmizə arxayınlaşıb büdrəməyək:

1. Double, triple check

Azərbaycan biznes mühitində əziyyət çəkdiyimiz məsələlərdən biri məhz mal və xidmət təchizatçılarının peşəkarlığı ilə bağlıdır. Düzdür elə peşəkar şirkətlər var ki, həmin adamların göstərdikləri xidmətə görə ürəklə əllərini sıxmaq istəyirsən. Amma ara-sıra elə hallar baş verir ki, məhsul və xidmət çatdırılanda onun qabaqcadan razılaşdırıldığı kimi olmadığını görürsən. Məsələn, yaxşı olar ki, siz qonaqlar üçün sifariş etdiyiniz xüsusi yazılı qovluqların təhvilini tədbirə 1-2 saat qabağa salmayasınız. Qabaqcadan dizayn təsdiqlənsə də hansısa texniki işçi kobud səhv edə bilər və bu səhvi düzəltməyə 1-2 saat kifayət etməz. Digər bir məsələ tədbirin məkanı ilə bağlıdır. İşlədiyiniz otel və ya konfrans mərkəzi son anda sizi çətin vəziyyətdə qoya bilər. Məsələn, sizin tədbir səhər saat 8-də başlayır və sizə qabaqcadan heç kim gecə saat 2-ə qədər həmin zalda toy və ziyafətin olacağı barəsində məlumat vermir. Nəticədə siz öz tədbirinizlə bağlı hazırlıq işlərinə ya gecə 2-dən sonra ya da ən yaxşı halda səhər 6-dan başlamalısınız. Bütün bu cür ehtimalları yaxşı olar ki, iki dəfə nədir, lazım olsa üç dəfə də mal və xidməti təqdim edən tərəf ilə dəqiqləşdirəsiniz.

2. Təlimat

Fərq etməz tədbiriniz 100 ya 10 000 nəfərlikdir. Öz əməkdaşlarınız və ya müştərilər üçün olan tədbirdir. Əsas olan odur ki, təşkilat komitəsi tədbirin meneceri tərəfindən düzgün təlimatlansın. Demək olar ki, şirkətin 20 nəfər əməkdaşı üçün keçirilən bir görüşdə bu niyə lazım, amma belə olan halda da bütün 20 nəfər həmkarınızı nahardan, nəqliyyatın təşkili ilə bağlı bütün məsələlər ilə bağlı məlumatlandıra bilərsiniz. Bir dəki əgər söhbət minlərlə insanın ziyarət etdiyi tədbirdən gedirsə, təşkilat komitəsinə daxil olan hər bir əməkdaş hər hansı bir məsələ ilə bağlı ən azı kimə müraciət etməli olduğunu bilsin. Müxtəlif pozisiyalarda çalışan daimi və müvəqqəti işçilərin prosedurlar, tədbir proqramı, elementləri, tədbirin keçirildiyi ərazi ilə bağlı düzgün təlimatlandırılması yekunda müştəri məmnuniyyətinin artırılmasına böyük rol oyanayacaq. Yenə də məsələn, əgər tədbirə iştirakçı kimi qatılan, lakin hər hansı bir səbəbdən tədbiri tez tərk edən şəxs qeydiyyat masasına yaxınlaşıb tədbir haqqında qısaca əlavə məlumat almaq istəyirsə və istədiyi cavabı ala bilmirsə əsas günah məhz tədbir menecerindədir.

3. Səmimi ünsiyyət

Bizim tədbirimiz təhsil sərgisidir. Baxmayaraq ki, ziyarətçilər üçün sərgi çərçivəsində müxtəlif müsabiqələr, lotoreyalar təşkil edirik, amma sərginin təbliği və sərgi zamanı hər bir ziyarətçiyə sərgidə baş verən hər bir proses haqqında maksimum düzgün məlumat veririk. Məqsədimiz ziyarətçi sayını artırmaq deyil, daha çox ziyarətçi keyfiyyətini artırmaqdır. Satış prinsipindən kənara çıxaraq ziyarətçilərdə tədbir haqqında dəyər formalaşdırırıq ki, gələcəkdə də tədbirimizi faydalılıq baxımından xoş xatırlasın. Fərq etməz siz idman yarışı və ya yeni məhsul təqdimatı ilə bağlı tədbir keçirirsiniz, adam sayı çox olsun deyə mesajlarınızı qarışıq etməyin. Düzdür PR və marketinq mütəxəssisləri kimi bəzi məsələləri arxa planda gizlədə bilərsiniz. Çünki səmimi mesajları oxuyub bu mənim üçün deyil deyənlərin arasında potensial müştərilər, partnyorlar ola bilər. Amma yenə də Qurbanəlibəy kimi hamını çağırıb sonra gizlənməmək üçün gərək dəvət və tədbirdə iştirakın niyə görə vacib olduğu mesajımızı daha aydın edək.

4. Büdcəyə nəzarət

Nəhayət çox vacib olan məsələni axırda vurğulamaq istəyirəm. Bəzən hansısa tədbirlərin təşkilinə böyük məbləğ xərcləyərək uğurlu tədbir keçdi deyib sevinmək olar. Hədəf qrupu düzgün müəyyən edildiyi halda reklam və irəlilətmə büdcəsinə də qənaət etmək mümkün olur. Həmçinin potensial xərc elementlərini, məbləğlərini və 2-3 potensial təchizatçıları qabaqcadan müəyyənləşdirib tədbirə çox az qalmış və ya tədbir zamanı daha rasional xərclər etmək olur. Məsələn, tədbirə 3 gün qalmış qonaqların ziyafəti üçün nəzərdə tutduğunuz yer hansısa səbəbdən (Azərbaycanda bu cür halın baş verməsi tam realdır) imtina edərsə, dərhal 1-2 alternativə müraciət edib büdcəni elə də çox artırmayacaqsınız. Yaxşı tədbir təşkilatçısı həm də qabaqcadan hər bir təchizatçıdan nə gözlədiyini detallarla müzakirə etməlidir. Xüsusən də büdcəniz limitlidirsə sonradan sizə vacib olan məsələlər üzrə artan xərclər rəhbərlik tərəfindən yaxşı qarşılanmaya bilər. Məsələn sizə şirkətin 30 nəfərlik korporativini keçirtmək tapşırılır. Siz də otellərin birində menyu və yeri danışırsınız. Otelin nümayəndəsi də qeyri-peşəkar olduğundan sizin yadınıza salmır ki, bəs audio sistem üçün əlavə bu qədər ödəməlisiniz, spirtli içkilər üçün bar axşam saat 11-ə qədər açıq olacaq və s. Sonda bu məlumatsızlığa görə tədbir zamanı siz həm bir təşkilatçı kimi narahat olursuz, həm də tədbirdən sonra yekun hesab 800 manat çox olur. Böyük şirkət üçün bu elə böyük fərq deyil, amma tədbir üçün limitli büdcəsi olan şirkətdə bu tədbir təşkikatçısı üçün baş ağrısı ola bilər.

İstənilən halda tədbiri tədbir edən tək para deyil. Hər bir uğurlu tədbirin arxasında böyük zəhmət çəkən komanda olur.  Burada sadəcə bir neçə ümumi məsələyə toxunduq ki, gələcək tədbirlərin təşkilində daha diqqətli və müvəffəqiyyətli olaq! 🙂 Gələcəkdə, ümumi olaraq tədbirin konsepsiyasını qurmaq ilə də bağlı fikirlərimizi paylaşacağıq.

 

Tədbirə söz ola bilməz

Hər birimiz ən azından bir dəfə ad günü təşkil etmiş və ya işimizlə bağlı 5 və ya 5 min nəfərlik bir tədbir həyata keçirmişik. Tədbirin hazırlığı etiraf edək ki, daha həyəcanlı və gərgin olur. Tədbirə az qalmış gərginlik artır, artır və tədbirin sonunda həyəcan demək olar ki, çıxıb gedir. Yenə də insandan insana hisslərin bu cür dinamikasında fərq ola bilər. Yekunda həyəcanın azalmasına gətirib çıxaran məsələlərə də özünütənqid, ‘daha yaxşı ola bilərdi’ tipli özünü qınamalar liderlik edir. Səhvlərdən öyrənmək üçün bu da lazımdır, amma realist olub, mükəmməlikdən bir balaca kənarlaşıb tədbirin uğurlarından zövq almaq haqqımızdır. Bunun üçün isə növbəti məsələlərə tədbirdən öncə və tədbir zamanı nəzər yetirmək tövsiyyə olunur:

Planlaşdırmaq

Planlaşmanı xoşlamayanlar bu bəndi oxumadan o biri bəndə keçə bilər. Amma ki, plansız tədbir sizin vaxtınıza da, pulunuza da, əsəblərinizə də, qısası resurslarınıza qənim kəsiləcək. Planınızın 100 səhifə olması və ya hər bir detalın xırda-xırda yazılması vacib deyil, əsas odur ki, 1 səhifəlik olsa da yol planınız yazılsın, elementlər göz qabağında olsun. Onsuzda işin icrasına keçdikdə plan da dəyişəcək, əlavələr də olacaq. Amma planlı iş tədbirə qədər beyninizin potensialının başqa vacib məsələlərə də tam gücü ilə ayrılmasına imkan verəcək. ‘Mən bir də nəyi edəcəkdim’lər də minimuma enəcək. Həmçinin plan sizə tədbirdən olan gözləntiləri müəyyən etməyə imkan verir ki, sonda bu da nə dərəcədə müvəffəq olmanızı qiymətləndirməyə imkan verir.

Mükəmməlikdən bir qədər uzaq olmaq

Ağıllı fikirləşənə qədər ‘dəli’ tədbiri keçirib qurtardı. Təcrübəmdə işini çox gözəl bilən, savadlı insanlar arasında özünə əmin olmayan şəxslər var ki, sırf bu da onların hər bir işə mükəmməl yanaşmaqları ilə bağlıdır. Belə şəxslər hər hansı bir işə başlayanda ‘birdən mükəmməl olmaz’ prinsipi ilə yanaşıb xırda detallarda itib batırlar. Əgər bütün işi mükəmməl görə biləcəksənsə burada pis heç nə yoxdur demək olar. Amma tədbir varsa onun hansısa bir çatışmayan cəhəti də olacaq. Həm də ki, mükəmməllik axtaran şəxs tədbirdəki xırda bir uğursuzluğa görə ümumi tədbirdən məmnun qala bilmir.

Güclü tərəfləri önə çəkmək

Tədbirə çox az qalmış, bu çatmır, onu etmədim, bu çox pis alındı deyib ümumi işin keyfiyyətinə ciddi təsir edə bilərik. Əsas odur ki, müxtəlif komponentlər üzrə qiymətləndirmə aparıb güclü olan tərəfləri düzgün istifadə edə biləsiniz. Məsələn, restoranda qabaqcadan ürəyinizcə olan masa sifariş edə bilməyibsinizsə, ad gününüzə toplaşan dostlarınızın restoranın bir küncünə yığışmasına baxmayaraq dadlı yeməklərdən və gözəl musiqidən zövq ala bilməsinə nail olmaq ki mümkündür. Siz mənim canım, bağışlayın yer də yaxşı olmadı deyib sıxılmaq lazım deyil.

İcradan nəzarətə keçmək

Tədbirlərdə təşkilatçıların can fəşanlığı çox yüksək qiymətləndirilir. Amma ki, qonağa stul gətirən və ya restorandan çölə çıxıb tortu gətirən adamı qarşılayan şəxsin onun haqqında deyilən arzulara sadəcə qulaq asmadan ‘var olun’ deməyə gücü çatır. Tədbirlərdə təşkilatçılar qabaqcadan tərtib edilmiş nəzarət mexanizmləri ilə elementləri digərlərinin iştirakı ilə işlətməyi bacarmalıdır. Güclü tərəfləri önə çəkməklə bağlı dediyimizə qüvvət, hansısa bir xırda elementə fokus olub onu icra etməklə, tədbir anı yaşana biləcək böyük hadisələrdən xəbərsiz olmaq ‘event manager’-ə yaraşmaz. Qısası tədbirinizi yaşamaq lazımdır.

Deadline da ki öz yerində

Əslində istənilən tədbirin fəaliyyət elementlərində gecikmələr olur. Düz ölç lap 1 milyon biç. İşin icrası plandakı kimi olmur. Xüsusən də ki, tədbirə çox az qalmış müxtəlif istiqamətlər üzrə gecikmələr varsa, onda əhval əməlli-başlı korlanır. Nəzərə alsaq ki, çoxumuz üçün deadline, əslində işi təhvil verəcəyimiz tarixə hələ bir neçə gün qalıb anlamına gəlirsə. Burada sizə və özümə bir tövsiyyəm var. Deadline-ı olan hər bir işi deadline-a 2-3 gün qalmış yekunlaşdırmaq. Amma prosesləri qabaqlamışıq deyib qazanılmış günləri heç bir halda boşa vermək olmaz! Ad gününə qayıtsaq, əgər atanıza portret hədiyyə etmək istəyirsinizsə rəssamdan son işi ad günündən 1 gün qabaq yox, 3 gün qabaq alın.

Hələ ki, yuxarıdakı məsələlərlə bağlı qeydlərimizi etdik. Siyahı arta da bilər. Əsas odur ki, tədbirimizə söz ola bilməz deyib arxayınlaşmaq olmaz. İstənilən halda tədbirinizə hər hansı bir neqativ söz belə varsa hansı səhv(lər)in olduğunu öyrənib faydalanın. Çünki növbəti tədbirinizdə ən azı bu səhv(lər)i buraxmış olmayacaqsınız. Sizə xoş tədbirlər!

Alət çubuğuna keç